Startupfeeder

A győri szervezőcsapat (StartITup Győr) immár harmadik alkalommal rendezte meg az IDEATHON ötletversenyt, ezúttal - a körülményekre való tekintettel - online.

3 nap, közel 70 ötletgazda, 12 csapat, 7 szervező, 5 segítő, 7 facilitátor, 16 mentor, 1500 mentorálásra foglalt perc, 5 zsűri, 4 órás élő pitchverseny, 1 főtámogató, 1 kiemelt szakmai partner, 16 további támogató/szponzor, 3 díj és 3 különdíj, 5 különböző online platform…

Ez az idei virtuális IDEATHON számokban.

(Részletesen a Debtech blogon olvashattok egy szuper összefoglalót itt.)

Ma mindannyian az online események korát éljük, de hogy mennyi munka is van egy-egy ilyen, a virtuális térben megrendezett esemény hátterében, abba nem gondolunk bele túl gyakran.

Mik azok, amik kihívást jelentenek, mit szólnak az online térhez a résztvevők, hogyan lehet közösségi élményt teremteni a virtuális térben és mik voltak a legnagyobb félelmek a verseny megrendezése előtt, erről kérdeztem a szervezők közül, az Ideathon alapítót, Molnár Palit és a StartITup Győr Egyesület társalapítóját, Szabó Krisztiánt.  

SD: Úgy tudom készültetek a kialakult helyzetre, az eseményt hibrid (online-offline) formában terveztétek megrendezni. Azonban szinte az utolsó pillanatokban kellett teljesen online formára váltani. Mesélnétek erről, mi volt az eredeti terv és ez mennyiben változott?

SZK: Tavalyi Ideathon 2.0 annyira, de annyira jól sikerült, hogy én az utolsó pillanatig ragaszkodtam a fizikai eseményhez és a tavalyi forgatókönyvhöz, de Pali annyira lelkesen állt ki a Design Thinking módszertan mellett, hogy meggyőzött mindenkit, végül engem is. ;)

Egy újabb rendhagyó esemény volt készülőben, ami valóban hibrid eseménynek indult, de a szigorítások miatt teljesen online eseménnyé alakult át, az utolsó 1 hétben!!!

MP: Igen, a pandémiás helyzetre való tekintettel részben online, ún. hibrid eseményt szerettünk volna szervezni. Az Ideathon esetében a hibrid azt jelentette, hogy a vasárnapi pitch eseményt a szokásos GYMS Megyei Kereskedelmi és Iparkamara épületéből, élőben sugároztuk volna a zsűrivel és a műsorvezetővel együtt. Kicsit közvetlenebb hangulat lett volna, tiszteletben tartva egymás egészségét. Az utolsó héten történt bejelentésre való tekintettel azonnal át kellett szervezni a vasárnapi programot, bár az igazat megvallva erre picit számítottunk, már a szervezés elején, de az utolsó pillanatig reménykedtünk a személyes zsűrizésben. A Q&A session kényelmesebb lett volna, ha csak a versenyzőket kell online bekapcsolni.

SD: Számos különböző platformot használtatok, Discord, Zoom, VirBELA, csak hogy párat említsünk. Melyiket mire használtátok? Hogyan tudtátok koordinálni a virtuális térben a résztvevőket, mi volt ebben a legnagyobb kihívás? Eligazodtak a résztvevők a sok különböző platform között?

MP: Valóban, több online platformot kellett használnunk a hétvége során, melyek közül volt olyan, ami nekünk is új volt, illetve ilyen formában még nem használtuk korábban. Minden platformnak megvolt a feladata, és próbáltuk következetesen kommunikálni a résztvevőknek, hogy mikor, hol kell lenniük, mikor melyik linkre kattintsanak. Az újdonság ebben az évben a VirBela rendszer volt, amit a péntek esti networkingre használtunk, az Ideathon-ok egyik kulcseseménye a pénteki networking. Eleinte nehezen indult, de aztán bemelegedtünk, még motorcsónakázás is volt, amikor Kovács Peti az XO Company-tól - köszi, hogy használhattuk a virtuális irodátokat ;) - bekapcsolódott.

A legnagyobb kihívást az online flow élmény megteremtése és a lemorzsolódás lecsökkentése jelentette. Online térben sokkal könnyebben abbahagyja valaki a hétvégi munkát, ha soknak érzi, vagy unalmas. Szerencsére, akik pénteken elkezdték a feladatokat, azok közül majdnem mindenki „be is fejezte”, vasárnap egy pitch-csel a projektet.

Kiss Ákos írta a fenti cikkében, hogy az elején nehezen, de végül megtalálták az összes használt platformnak a célját és a hatékonyságát. Folyamatosan kommunikáltuk a chat és videos platformon, hogy kinek, mikor hol kell lennie. Általános visszajelzés volt, hogy hamar belejöttek a résztvevők a platformok közötti eligazodásba.

SZK: Mivel én éppen koronavírusos is voltam és a karantén alatt senkivel nem találkozhattam így ezeket az eszközöket már idejében felraktam és használtam. Próbáltam kitalálni, hogy lehet ezekkel az eszközökkel a Networking-et sikeresen elvégezni. Az én mániám a „Kapcsolódás”, szeretném megadni minden eseményen a lehetőséget, hogy nagy egymásra találások legyenek. A Discord (asztali változat) és a VirBELA kiválóan vizsgázott.

SD: A számos szervező mellett, segítők is Veletek dolgoztak a hétvége folyamán, őket hogyan készítettétek fel és hogyan osztottátok fel a feladatokat? A szervezők és segítők hogyan kommunikáltak egymással?  

MP: A szervezés elején tudtuk, hogy a szokásos önkéntes segítő szerepkör az idei eseményen is nagyon fontos lesz. Míg a korábbi offline események alkalmával, a segítők munkáját akár az esemény előtt 1 nappal is elég volt megbeszélni, az idei évben esemény közeledtével világossá vált, hogy a segítőknek kulcsszerepük lesz az egész hétvége során.

Az ő feladatuk lesz, hogy minden szereplő (facilitátor, mentor, résztvevő) a megfelelő időben, a megfelelő platformon, a megfelelő elnevezéssel megjelenjen. A platformokat, a hétvége ütemtervét álmukból felkelve is tudniuk kell. Ezért a szervező csapathoz csatlakozott Bányai Gábor, a soproni Startup Lab közösség egyik alapítója, és rá bíztuk a segítők toborzását, oktatását és szervezését. Nélkülük nehezen boldogultunk volna! Ezek után már minden sínen volt, Gábor volt a kapcsolat a segítők és a szervezők között, minden oktatást és termékismeretet megkaptak, így hatékonyan tudták az egész hétvége során támogatni az esemény sikeres lefolyását. Köszi Gábor!

SZK: Slack csatornánk van 3 éve – ezen kezdődött meg a szervezés eleinte a tavalyi szervezőkkel való havi hívásokkal. Az egészet Pali driveolta, ha ő nem tolja ilyen agilisen félő volt, hogy idén a COVID miatt el is halasztottuk volna.

Időközben láttuk, hogy ez sokkal nagyobb és komolyabb esemény mintsem, hogy ennyien elbírjunk vele, ekkor vontunk be Kálmán Júliát, aki profi rendezvényszervező. Jól összeszokott csapat a miénk, akik nem ismernek lehetetlent, de meg kell mondjam nagyon kemény volt. Főleg, amit Pali, Bártfai Péter és Kálmán Juli beletettek, és természetesen még mindenki más is.

SD: Az első két IDEATHON kiemelkedő volt a közösségi élmény megteremtésében, a páratlan networking lehetőségeiben és a szuper hangulatban. Mit gondoltok sikerült ezt visszaadni virtuálisan is?

MP: Nagyon nehezen! :) Ez az az élmény, amit az online események még nem tudnak visszaadni. Maximalista embernek tartom magam, és ezen a téren nem sikerült megugranunk a feladatot, bár mindent elkövettünk annak érdekében, hogy hozzunk hasonló élményt. Ezért vezettük be a 4 fő kategóriát (5G, föld, életvitel, digitalizáció), minden kategóriának megvolt a dedikált facilitátora, és minden kategóriában limitált létszámot engedtünk, hogy könnyebben kialakuljanak az emberi kapcsolatok. Ezen a területen bőven van még hova fejlődnünk, illetve komolyabb hangsúlyt kell fektetnünk erre a területre a jövőben, mert ötletünk ugyan volt, de a megvalósításig sajnos már nem jutottunk el, az időből mi sem tudunk többet csinálni.

SZK: Nagyon, de nagyon szkeptikus voltam, folyamatosan ezen agyaltam, hogy lehet ezt belecsempészni. Előtte nagy networking mániásokkal is egyeztettem a témában, pl Kovács Péter (Startup Safari), mit lehet csinálni. Fizikai jelenlétet nem lehet pótolni, de tudtunk helyette mást adni, a csapatok állítom többet dolgoztak együtt, mert nem terelte el a figyelmüket semmi.
Legfontosabb sikerült virtuálisan elérni azt, hogy mindenki csapatban legyen, a csapattagok dolgozzanak össze. Amit nem sikerült, hogy csapattól független barátságok szövődjenek résztvevők között.

SD: Mi volt a legnagyobb félelmetek vagy mit éreztetek a legnagyobb kihívásnak a megrendezés előtt?

MP: Egy rendezvényszervező platform, a TicketNinja alapítója is vagyok, ahol számos esemény jó és kevésbé hatékony toborzás példáját láttam. A csapatban is volt bőven tapasztalat, hogy milyen egy esemény toborzási életciklusa. A legnagyobb félelem, nem a létszám elérése volt - ebben sokat segített a Madic Marketing csapata az online kommunikációval és hirdetésekkel - hanem az, hogy elkötelezett résztvevők regisztráljanak.

Azt kellett megoldanunk, hogy akiket meg tudtunk szólítani az online kommunikációnk során, azok valóban el is jöjjenek az eseményre, és ránk, vagy az ötletükre szánják ezt a hétvégét. Az egyik díjazott csapat vezetője adott egy nagyon kedves visszajelzést, amiről azt gondolom, hogy az elköteleződés mintapéldája:

Ezt a hétvégét erre szántam… A család, a háztartás, az egyéb teendők ideiglenes/átmeneti háttérbe szorítása mellett. Mert nagyon akartam… Átélni, megélni, csinálni, megadni magam, sodródni a történésekkel...

Azóta harmadik nap van és a fáradtság maradt, de csupán azért mert a lendület is. Folyamatosan pörgök, ötletelek, alkotok, kommunikálok stb éjszakába nyúlóan. Felszabadultan és lelkesen élem meg, nem teherként. Ezt köszönhetem nektek!”

Melinda (Winter is Coming csapat, II. díj )

SZK: Toborzást tartottam a legnagyobb nehézségnek, sokuknak elegük van már az online eseményekből. Tudtuk azt, hogy egy 3 napos eseményre bevonzani 70 résztvevőt nem lesz könnyű. Személy szerint én szóltam mindenkinek akinek csak lehet, még TikTok influencereknek is. :) Azt gondolom az előző évek és a TEDxGyőr toborzási tapasztalatai sokat segítettek abban, hogy szépen felépített toborzási kampányt készítsen a csapat.

SD: Mit gondoltok, hogy érezték magukat a résztvevők, milyenek a visszajelzések? Van valami, amit visszagondolva máshogy csináltatok volna?

MP: Kicsit messziről indulok. :)

Másik hobbim a Slow&Low sütési technika tökéletesítése, és a napokban néztem újra az egyik videót Aaron Franklin-től, a műfaj egyik legismertebb szereplőjétől, és az alábbi mondatra kaptam fel a figyelmemet: „You really learn how to make good BBQ by making bad BBQ!”

Azt hiszem, ezt mindent elárul arról, hogy ha valami új dologba kezdesz, akkor a legfontosabb, hogy figyelj és tanulj!

Rengeteg dolgot máshogy csinálnánk, de hasonló eseménnyel nem nagyon találkoztam még, ahol ilyen szigorúan fogjuk a résztvevők kezét, és átsegítjük őket a nehéz helyzeteken a megfelelő eredmény elérése érdekében. Ez új volt nekünk is, ezért az első dolog volt, hogy minden szereplővel megbeszéltük a hétvége eseményét és feljegyzeteltük, miben fejlődjünk.

Az elsődleges célom idén az volt, hogy az online térben is ugyan abban a flow élményben részesüljenek a résztvevők, mint személyesen. Nem tehetjük meg a résztvevőkkel, hogy ezt nem biztosítjuk, hiszen ránk áldozzák a hétvégéjüket, nem számít, hogy személyes, vagy online platformról van szó.

Az idei eseménnyel a másik célom az volt, hogy a Design Thinking módszertant közelebb hozzuk a résztvevőkhöz, hogy megtapasztalják a módszertan hatásosságát és erejét. Ismerve a módszertant, és az Ideathonnal szemben támasztott elvárásokat a hétvége programját úgy alakítottuk ki, hogy a tervezői gondolkodás erőssége érezhető legyen, de emellett a flow élményt is megtapasztalják a résztvevők.

Cél volt, hogy az Ideathon 3.0 powered by Telenor eseményre ne csak egy újabb online startup versenyként emlékezzenek a résztvevők.

Az eddigi visszajelzések azt igazolják, hogy mindkét kitűzött célt maximálisan elértük! :)

SZK: Elképesztően sok pozitív visszajelzést kaptunk, résztvevőktől, előadóktól, szakmánk szereplőitől egyaránt. Egyet hibáztunk talán, telefonszámot elfelejtettünk nem kértünk be, arra alapozva, hogy úgy is online módon tartjuk kapcsolatot. Kritikus pillanatokban a hagyományos telefon még mindig jól tud jönni.

Kedvenc visszajelzésem a 14 éves szegedi Papp Dávidtól van, aki nagyon bizonytalan volt első nap, hogy ő nem is fog csapatba kerülni. Megígértem neki, hogy minden rendben lesz és ha nem talál csapatot mi szervezünk, intézkedünk. Persze nem kellett intézkednünk, működött organikus módon, sőt 1. helyezett lett a csapatával! ;)

SD: Végül pedig, mi volt a legjobb az idei versenyen? Mik a kedvenc pillanataitok?

MP: Az Ideathon egyik célja volt, hogy egy nagyvállalat legyen egyszer az esemény főtámogatója, és ez már a 3. alkalommal az Ideathon 3.0 powered by Telenorral eljött. 

Nagyon sok kedvenc pillanatom van az esemény előttről és az esemény hétvégéjéről is. Folyamatos útkeresés ez nekünk, és minden apró cél, feladat, amit megoldunk, az öröm számunkra, legyen ez az első stream bejelentkezésünk amit pénteken tanultunk meg, és Bártfai Peti nélkül nem sikerült volna!

Végre volt egy profi rendezvényszervező a csapatban Kálmán Juli személyében, aki elrejtette előlünk a szükséges operatív feladatokat. Pénteken megalakultak a csapatok, sikeresen lezajlottak az első workshopok, elkezdtek működni a különböző platformok, megcsináltuk az első élő stúdiós közvetítésünket vasárnap, szombat éjjel még pörögtek a csapat megbeszélések, Tüske Tomi barátom vasárnap az élő közvetítés előtt tréningelte a zsűrit az eseményre, Tompa Krisztián szombati napon 10 perces oktatás után beállt zoom operátornak a facilitátorok mellé, stb... rengeteg volt.

SZK: Egyik kedvenc pillanatom az első esti spontán VirBELA networking volt, amiből végül egy izgalmas virtuális ismerkedés lett és online csapatszelfik is készültek ;)

Másik kedvenc pillanatom, hogy a csapatok mennyire elkapták a fonalat szombat estére és prototípust építettek sokan még éjjel kettőkör is. Elképesztően jó érzés, látni a résztvevők aktivitását és elszántságát, ez tesz minket is újra motiválttá, hogy érdemes ezt tovább csinálnunk.

Köszönöm az interjút Molnár Palinak és Szabó Krisztiánnak!

Van mit tanulnunk a szervezőcsapattól lelkesedésről, motiváltságról, a kihívások megugrásáról, arról, ha az élet citromot ad, hogy csinálj belőle limonádét! :)

Az élő pitchek közvetítését itt nézhetitek meg!